شاید این سوال برای بسیاری از افراد پیش آید که مستند سازی چیست و چه فایده ای دارد در جواب این سوال باید متذکر شوم :

مستند سازی تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان را همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد .

در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان هزینه تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد .

مستند سازی شامل فرآیند شناسایی ، گردآوری ، طبقه بندی ، ارزش گذاری ، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم / عکس / مکاتبات / فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند .

در ضمن مستند سازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد  .

همان طور که گفته شد مستند تهیه اسناد و مدارک است ، پس می توان گفت مستند سازی به طور حتم فقط تهیه ی فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند مستند باشد .

 

مزایای مستندسازی

1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیتهای گذشته

2- قادر ساختن افراد به بررسی کنترل کیفیت برنامه های اجرا شده

3- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.

4- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه

5- آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی

6- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان

7- ثبت تاریخی، تحلیل، علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان

8- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران

9- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان

10-ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیات

امیدوارم مستند سازی های خودتان را به خوبی انجام دهید...